Den riktige måten å svare på en stygg e-post

Svært ofte i virksomheten, er det viktigste ikke hvordan du handler, men heller hvordan du reagerer.

For eksempel vil du for eksempel være på mottakersiden av en ekkel e-post. Det kan komme fra sjefen din eller en medarbeider, en klient eller kunde, kanskje enda en fremmed. Men uavhengig av opprinnelsen, kan det føles som et slag i ansiktet. Og sjansene er gode, det kommer til å resultere i onde følelser, sinne og et sterkt ønske om å svare i naturen.

Jeg snakker fra erfaring: I helgene fikk jeg en anklager, fornærmende e-post fra en PR-person som ikke gjorde det som noe jeg hadde skrevet om selskapets produkt. Jeg ble så overrasket over dette (de fleste av PR-folkene jeg behandler er totale profesjonelle), jeg brøt min egen regel: Jeg slog umiddelbart av et oppvarmet svar.

Det var en feil. Etter å ha behandlet min andel av egensinnede e-post gjennom årene (og tillot meg å bli trukket inn i noen svært smertefulle argumenter), har jeg lært noen ting om hvordan de skal håndtere dem:

1. Gå vekk fra tastaturet. Gi deg selv en sjanse til å fordøye meldingen, for å vurdere synspunktet til den personen som sendte den, og å bare klare hodet ditt. Folk skriver ofte ting i e-post som de aldri ville si personlig (eller over telefon), og de pleier å bare se ut for å lufte.

2. Vent minst en time før du svarer - og sørg for at du bruker den tiden med fokus på noe annet. Hvis du lar den innledende sinnefesteren, tenker du ikke tydelig når du svarer, og ting kan komme lenger ut av hånden. Ta den høye veien; vær den største personen.

3. Hvis du bestemmer deg for å svare (etter først å vurdere om det kommer en god vilje til det), avslutt epostsyklusen og hente telefonen: "Hei, jeg ønsket å snakke om e-posten din og prøve å få dette til å fungere." Mesteparten av tiden, det er en rask og effektiv måte å løse dårlige følelser på.

4. Hvis det ikke er et alternativ, kan du prøve dette: skriv ut den mest bemerkelsesverdige, nestiest responsen du vil ha - men ikke send den. Faktisk, skriv det i tekstbehandleren din. Hvis du bruker e-postklienten, kan en øyeblikkelig impuls utløse et klikk på knappen Send . Skrive er en fin måte å slappe av og få litt perspektiv på en vanskelig situasjon.

Viktigst, husk at e-post kan være en svært dårlig form for kommunikasjon, en som lett kan tolkes feil. Faktisk, misforståtte meldinger fører ofte til ekkel utveksling som ikke ville ha skjedd ellers. En av de beste måtene å unngå dette er med liberal bruk av smiley-uttrykksikonen. Det er en enkel og effektiv måte å si "bare tuller", eller "Jeg er ikke seriøs." Har du egne metoder for å diffusere sint e-post? Hva er den verste meldingen du noensinne har mottatt? La helbredelsen begynne i kommentarene. (I mellomtiden må du sjekke ut en god gruppe e-posttips: Hvordan e-post som et proff.)