Slik ignorerer du e-posten din uten å miste jobben

En av de enkleste måtene å være mer produktive i arbeidstiden er å redusere tiden du bruker på vedlikeholdsoppgaver som å sjekke e-posten din. Disse oppgavene bryter konsentrasjonen på viktigere arbeid, og en nylig studie fra UC Irvine antyder at sjekke e-posten din sjelden kan bidra til å redusere stress og øke nivået av konsentrasjon på jobben.

Likevel er mange folks første svar på forslaget om at de sjekk innboksen deres sjeldnere er, "Oh, jeg ville bli sparken hvis jeg noen gang prøvde det." For de fleste av oss er e-post den primære kommunikasjonsformen i våre personlige og profesjonelle liv. Hvis du ignorerer det for det meste av dagen, virker det som en oppskrift på katastrofe - og hvis du bare slettet alt og lukket din e-postkonto, ville det nok være.

Men ved å kontakte e-postbehandling strategisk og lære noen tips og triks, de fleste kan komme seg unna med å sjekke e-posten bare en eller to ganger om dagen, men likevel ikke gå glipp av viktig informasjon. Lyd umulig? Her er trinnene du kan ta for å mestre innboksen din og holde e-post fra å ta over livet ditt.

Ryd ut innboksen din

Det første skrittet mot å ta kontroll over ditt e-postliv, er å fjerne utdateringen din. Det er dårlig nok når du stadig sjekker etter ny e-post, men mange av oss ser også obsessivt tilbake gjennom innboksen vår for å bekrefte at vi ikke savnet en viktig oppgave begravet et sted i 100 + uleste meldinger.

Veien er å gå gjennom din uleste e-post og ta noen tiltak på hver eneste melding, selv om det består i å slette meldingen som ikke lenger relevant. Å utføre denne oppgaven kan være mye arbeid, men det vil spare deg tid i det lange løp ved å ta e-postmeldinger ut av tankene dine. Sortering av e-posten din bør også gi deg en bedre følelse av dine personlige e-postadministrasjonsmønstre: Etter å ha lest gjennom e-posthistorikken din, vet du hvem som forventer et svar, når du burde komme tilbake til dem, og hva som sannsynligvis kommer i din Innboks snart.

I ekstreme tilfeller kan du vurdere å erklære en e-mail-amnesti og merke alle uleste meldinger som behandlet. Hvis du går på denne ruten, er det en god ide å sende en masse e-post til dine medarbeidere som informerer dem, slik at de kan sende deg en høflig påminnelse om prosjekter de venter på å høre tilbake fra deg.

Heldigvis, de fleste trenger ikke å ta slike ekstreme tiltak og bør kunne forene innboksen om noen timer. For ytterligere retningslinjer for strategier for å spare tid mens du rydder ut en tilbakestilling av gammel e-post, les "Få innboksen din tilbake til null."

Organiser og automatiser e-posten din

Når du har slettet din samling av gammel e-post i form , det er på tide å begynne å forberede seg på fremtiden. Du vil ønske å organisere innkommende meldinger så effektivt som mulig. Ellers vil dine mindre hyppige e-postkontroller bli marathon-økter for å svare på meldinger.

Start med å organisere innboksen din i mapper basert på hvem som sendte deg en melding og hvorfor. Når du har satt opp riktige mapper, vil du automatisk filtrere innkommende e-post til dem, slik at du raskt kan fortelle hvilke meldinger du trenger svar.

For en generell ide om hvordan e-postfiltre fungerer og for Spesifikke tips for bruk med Gmail, sjekk ut "Hvordan veilede du å bruke Gmail-filtre"; Dessverre, med det store antallet e-postprogrammer og tjenester tilgjengelig i dag, er det umulig å dekke oppsett av filtre for hver e-postløsning du kan bruke. Hvis du får problemer med å konfigurere e-posten din for å filtrere meldinger automatisk, kan du kontakte IT-avdelingen din.

Gmail og andre web-e-postklienter lar deg slå av e-postvarsler i Kontoinnstillinger-menyen.

Du må også slå av ganske Noen automatiserte funksjoner, hvis du kan. Trinn ett er å sørge for at e-postklienten din har valgt at meldinger er slått av. Ideelt sett bør du deaktivere pushvarsler på telefonen og andre enheter også. Det kan hende at det kan hende at telefonen eller nettbrettet minsker deg når du mottar nye meldinger, men det kan være veldig distraherende, og du trenger ikke vanlige påminnelser om e-post som du ikke skulle sjekke uansett.

På samme måte bør du sette e-postklienten til å sjekke meldinger mindre ofte. Ideelt sett ville klienten ikke sjekke for ny post oftere enn du gjør, men til og med kutte det ned til en gang i timen eller så, bør du forbedre produktiviteten betydelig. Selvfølgelig sjekker enkelte e-postklienter (som Gmail) automatisk etter ny post så lenge fanen er åpen. Du kan eliminere denne distraksjonen ved å slå av Gmail-varslinger under generelle innstillinger eller ved å lukke Gmail-vinduet ditt når du ikke bruker det aktivt.

Angi grenser

Nå som du har en tom og selvorganiserende innboks, kan du sjekk e-postklienten din en eller to ganger i løpet av arbeidsdagen og svarer fortsatt på 95 prosent av dine viktige e-postsamtaler. Noen ganger, selv om det samme nivået av innboksstramming ikke er nok til å hindre deg i å kaste bort timer om dagen leser og svarer på e-post; Hvis du får hundrevis av misjonskritiske e-postmeldinger om dagen, må du kanskje ty til sterkere tiltak.

De fleste e-postklienter har ferieautoresponsorer som du kan tilbakestille for å la kollegaene dine vite om dine innboksstrammende tiltak.

Hvis du jobber med et spesielt høyt antall e-post eller har kollegaer som forventer hurtige svar som bare er mulig med et "alltid online" meldingssystem, må du kanskje møte forventningene eksplisitt. Sett opp en auto-responder som lar medarbeiderne vite om din nye og forbedrede e-tidsplan. Gmail Vacation Responder (ligger i Gmail General Settings-menyen) er et flott verktøy for dette formålet. Bare sett responderen opp med en automatisk melding i en uke eller to, og la det få ordet ut om din nye produktivitetsstrategi. Gmail lar deg til og med ordne å sende meldingen til personer i kontaktlisten din, noe som betyr at den spesielt vil målrette mot kollegaer og venner som trenger å vite om e-postgrensene dine.

Pass på at du lar en form for nødkontaktkanal være åpen på alle tider (en telefonlinje, si eller en direktemeldingsklient) i tilfelle kontakte deg før neste innbokskontroll er kritisk viktig; likevel, hvis du følger innbokstipsene dine, vil du bli overrasket over hvor få problemer det oppstår å vente noen timer eller (i noen tilfeller) dager før du svarer på en bestemt e-postmelding.

Når du har opprettet din Nye grenser, husk å respektere andres grenser. Hvis du ikke sender e-post til dine kolleger om natten eller i helgene om arbeidsrelaterte oppgaver, er de mer sannsynlig å respektere e-postplanen du har satt opp for deg selv. Ved å gjøre innboksen din mer effektiv, kan du lagre en time eller to hver dag; bruk den tiden til å bli mer ferdig!